上司から学んだ、同時進行業務を完遂するための4つのコツ【後編】
昨日の記事の続きです。
業務スケジュール管理について上司が与えてくれた4つのアドバイス
① 仕事に明確な優先順位をつける
② タスクを処理する際は”大きな石”から手をつける
③ 業務の工程を把握する
④ 業務にかかる所要時間を把握する
慌ただしすぎる毎日、でも進まない仕事
前職と比べて『仕事の量は増えた』でも『業務時間はいっきに減った』という困った状況になりました。 当然のごとく、毎日、朝9時から17時の定時までやらなくてはいけないことは沢山あります。
AM 9:00〜10:00 〇〇の販促施策進行
AM10:00〜11:00 △△の販促施策進行
のように、1日の間で行わなくてはいけないタスクがいくつもあり、なおかつ、追加の細かい仕事も増えていきます。
今の会社では、月末に"今月行なったこと"や"来月から行なうこと"、"上期内の大まかな進行スケジュール"を【業務共有シート】という形で提出します。
その際に、疑問に思うわけです。
「こんなに毎日、バタバタしているのに、仕事がまったく進んでいない…」
この1ヶ月、自分はなにをやっていたのかと驚愕します。(ほんと、世にも奇妙な物語みたいですよ)
そんなことが約2ヶ月続きました。その間、スケジュール管理の仕方を変えたり、一つ一つのタスクの時間を区切って行なったりなど工夫は試みました。
それでもいっこうに進まないのです。
上司からのアドバイスの詳細
僕は現状を報告し、「どのように仕事を進めていけば良いか分からない」と相談をしました。そこで、いただいたアドバイスが下記の4つでした。
① 仕事に明確な優先順位をつける
まずは、仕事に"明確"な優先順位をつけることが大切です。 僕の場合は、なんとなく、これは重要かなと思うものがあっても、明確に「これは1番、これは2番…」と順位付けは行なっていませんでした。
その結果、優先順位の高い仕事も、低い仕事も全て中途半端に進んでいる状況でした。
とにかく優先順位の高いものから一つずつ時間をかけて業務を行なう。
もし、その作業が35時間掛かるものだとしたら1日7時間を5日間フルに使ってすぐ終わらせるぐらいの明確な差をつけて業務を行なうことが重要です。(もちろん極端に言ってますよ)
② タスクを処理する際は”大きな石”から手をつける
優先順位をつける事とも繋がってくるのですが、優先順位が高い=大きな石 として、タスクを大きな石から先に処理していきます。
コップに石を入れる時、先に小さい石を入れてしまうとその後に大きな石は入りませんが、大きな石から入れると、隙間に小さな石を入れることが出来るという例え話があります。
これが出来ていなかったので、『すぐ出来る業務』や『目の前の締め切りが近い業務』ばかり手をつけてしまい、事業部であったり部署内で合意された優先順位の高い業務がまったく進んでいないという状況になってしまいました。
とにかく、大きい石から手をつけ、空いている時間や仕事が手離れしている待ちの時間に小さい石に手をつける。
こうすることによって、優先順位の高いものから低いものまで同時に進めることが出来るようになります。
③ 業務の工程を把握する
次に、業務の工程を正確に把握することが大切です。 たとえば、あなたが何か料理をしようと思う時、それには、どんな工程があるでしょうか?
・献立を決める
・食材を集める
・作り方を調べる
・食材の下準備をする
・調理をする
など、『料理を作る』というタスクには分解していくといくつもの工程があります。
それを把握しなければ、次に何を行わないといけないか分からないまま、無駄な時間が発生してしまいます。
④ 業務にかかる所要時間を把握する
③とセットで考えることですが、洗い出した工程にどれくらい所要時間が必要かを明確にします。
各工程にどれぐらい時間が掛かるか分からないと、1日の中で『何のタスク』を『どれぐらい』行うのかという計画を立てることができません。
そして、立てた計画が可能なのかどうかも判断できません。
僕は遅れを取り返すべく、やみくもに1日の中でたくさんタスクを入れていました。
それぞれが、どれくらい掛かるかも把握せず…そんな状態でスケジュールを立てても全く意味がありませんよね。
やり方は分かった。あとは実践だ。
いかがでしょうか。
振り返ってみると、僕は行なうべき方法の正反対のことをやっていました。
これでは、全く仕事が進まないのは当然ですね。
でも、仕事が多くなって焦ったり、パニックになると冷静な判断ができなくなります。
そんな時でも残酷に時間はどんどん過ぎていきます。それが悪循環になっていき…(今の僕です)
あとは、このアドバイス通りに行ってみて、改善できるか試してみるのみ。
結果は、またこのブログにてご報告させてください。
この記事が少しでもあなたの役に立てれば幸いです。
それでは、今日はこの辺で。
I REP MYSELF!!!